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miércoles, 16 de febrero de 2011

Formulación de un Plan Estratégico Empresarial

En este artículo encontraras información para elaborar un Plan Estratégico Empresarial. Utilizaré una metodología muy sencilla y fabulosa que me enseño el profesor Carlos Pittaluga, y la hemos complementado con las experiencias de cada usuario de mis servicios. Siempre la utilizo y la recomiendo a empresas de pequeña a mediana complejidad, también sirve para analizar el rumbo que ha tomado la organización y reorientarla si es necesario. En los proyectos que las hemos utilizado ha sido una grata experiencia.

El Plan Estratégico es un documento en el cual se recoge lo que queremos que sea la organización en período de tiempo en  años y el cómo podemos conseguirlo. Del plan se establece las áreas de interés que debemos trabajar y mediante que acciones concretas podemos llegar a la situación que visionamos.

En este grafico vemos  las diferentes etapas o aspectos a desarrollar.



Comencemos con la conceptualización de la Empresa:

Establecer lo que queremos hacer, o lo que va hacer la organización (Suposiciones, creencias e hipótesis que sirven para moldear la cultura y van a determinar la conducta).

Analizamos cuales son las necesidades del sector que deseamos satisfacer. Se identifican los clientes y usuarios de los servicios y productos. Se realiza un análisis de valor intrínseco. Definir cuáles son las características de valor agregado para los clientes y como nos vamos a diferenciar de nuestros competidores.

Responde estas preguntas, detalla lo más que puedas las ideas e información.

a. ¿Qué necesidades del sector deseamos satisfacer?

b. ¿Quiénes se beneficiarían de los servicios y productos?

c. ¿Qué haremos para satisfacer las necesidades?

d. ¿Cuáles son las características de valor agregado de nuestros servicios y productos?

e. ¿Cuáles son nuestros competidores?

f. ¿Qué debo hacer diferente a mi competidor?

g. ¿Qué exigencias llevan implícitas estas diferencias?

h. ¿Qué es clave para el éxito?

i. ¿Cuáles deben ser las características y competencias de mi gente?

j. ¿Cómo es el comportamiento de la organización?

k. ¿Qué riesgos implica y que puedo hacer?

l. ¿Qué podemos perder?

Ahora debes establecer la Cadena de Valor del Negocio:

El primer grafico muestra una referencia de cadena de valor,  pero deberás elaborar tu propio Mapa de Valor y  detallar las etapas y secuencias de tu proceso de  servicio,  desde que idéntificas las necesidades del cliente,  hasta el servicio post venta. Puedes utilizar disgrama de bloque  u otra herramienta gráfica  más especializada como IDEFO  como el gráfico 2.







El segundo grafico es una metodología más avanzada de graficar donde se detalla los diferentes elementos de entrada y salida que participan en un proceso de valor.

Establecer las características de la calidad del servicio:

Se puede utilizar como guía lo establecido por Zeithaml, para describir las características del servicio, considerando también lo que estableciste como elemento diferenciador en la sección anterior.

a. Confiabilidad: Honrar lo prometido u ofrecido.

b. Empatía: Compenetración con el cliente.

c. Responsabilidad: Capacidad de respuesta y disposición.

d. Apariencia: Congruencia entre forma y fondo.

e. Seguridad: Confianza y credibilidad.


En este punto y con la información que has obtenido en esta etapa del ejercicio estas en capacidad de establecer los Principios Orientadores Estratégicos del Negocio.

Revisa lo que has descrito y desarrolla lo siguiente:

a. La razón de ser definida: Misión

b. El estado ideal y esperado: Visión

c. Los elementos diferenciadores: Factor clave de Éxito

d. Competencias: Habilidades, Conocimientos, características y condiciones de la gente

e. Valores: Creencias firmes en acciones concretas, principios que nos sostienen

f. Retos Estratégicos: Obstáculos o riesgos que debemos superar para llegar a la Visión

Análisis Situacional:
Si es una empresa que ya está en funcionamiento, entonces realiza un análisis comparativo de los procesos definidos y las funciones que desempeñan actualmente tus trabajadores, realiza un diagnostico de los procesos para prestar el servicio o producir los bienes y su coherencia con las funciones de los trabajadores.



Si ya está establecida la empresa es esencial que realices un Análisis FODA. Es una herramienta que te permite establecer un perfil de la situación actual de la empresa, puedes obtener un diagnóstico preciso que te permita tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados o los que vas a formular en este Plan Estratégico.

El término FODA es por cada una de las siglas de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Esta herramienta de análisis establece que las fortalezas y debilidades son variables internas de la organización y que es posible actuar sobre ellas; y las oportunidades y las amenazas son variables externas que son difíciles de cambiar pero deben ser consideradas.

Análisis Interno:

a. Fortalezas: son las capacidades con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

b. Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia. recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

Analizas: Recursos financieros, proceso, organización, clima, conocimientos, tecnologías, instalaciones, etc.

Análisis Externo:

c. Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.

d. Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

Analizas: Factores políticos, lineamiento corporativos externos, aspectos legales e impositivos, sociedad, aspectos ambientales, disponibilidad de tecnologías, reputación, etc.

Para presentar los resultados del análisis puedes realizar una Matriz FODA, que se lleva a cabo en los ocho pasos siguientes:

1. Hacer una lista de las oportunidades externas clave de la empresa.

2. Hacer una lista de las amenazas externas clave de la empresa.

3. Hacer una lista de las fortalezas internas clave de la empresa.

4. Hacer una lista de las debilidades internas clave de la empresa.

5. Adecuar las fortalezas internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias FO resultantes.

6. Adecuar las debilidades internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias DO resultantes.

7. Adecuar las fuerzas internas a las amenazas externas y registrar las estrategias FA resultantes.

8. Adecuar las debilidades internas a las amenazas externas y registrar las estrategias DA resultantes.



Modelo de Matriz de  de análisis FODA.
Desarrollo del Modelo Estratégico:

Seguido de esta etapa viene la definición del Modelo Estratégico, existen diferentes herramientas metodológicas para desarrollarlo. Estas herramientas permiten que formules tus estrategias desde diferentes perspectivas. Ejemplo de las perspectivas son: Los Accionistas, Clientes o Usuarios, Trabajadores, Capacidades, Impacto en la Sociedad. Dependiendo de la naturaleza de la organización una herramienta metodológica puede ser más pertinente que otra.

Una herramienta comúnmente utilizada es el Tablero de Comando o BALANCE SCORECARD, esta herramienta establece 4 perspectivas para que definamos, Las estrategias, Objetivos e Indicadores:

1. Accionistas: Representa el punto de vista de quienes ejercen la propiedad del negocio.

2. Clientes: Representa el punto de vista de los destinatarios de bienes y servicios.

3. Procesos: Representa el punto de vista de las actividades necesarias para producir bienes y servicios.

4. Capacidades: Representa el punto de vista de las capacidades humanas, infraestructura tecnológica y de organización para realizar actividades productivas

En el siguiente grafico muestro dos ejemplos de modelo estratégico orientado a una intuición de salud privada, donde se incluye la perspectiva de impacto social, esto igual puede ocurrir en una institución pública.


 




En esta etapa se pretende definir los Objetivos estratégicos por cada perspectiva. El tablero de comando de proveer control para:

Las características del Tablero de Comando:

a. Dinámico

b. Proactivo

c. En tiempo real

d. Que permita tomar decisiones oportunas

e. Sintaxis para los niveles directivos

f. Específicos para los niveles operativos

g. Estandarizado

Los objetivos establecidos deben proveer como mínimo información sobre:

a. Objetivos Específicos

b. Metas

c. Indicadores para medir cumplimiento

d. Tolerancias

e. Sistemas de Alarmas

f. Acciones concretas

g. Compromisos (Fechas y Responsabilidades)

Un ejemplo de cómo se muestran los resultados:


Resultados de Tablero de Comando, lo puedes hacer desde utilizar una hoja de cálculo  hasta avanzadas herramientas automatizadas y computarizada.

Durante la ejecución del Plan  debes considerar:

El monitoreo de los resultados obtenidos y sus efectos

La identificación de causas de desviaciones

Los planes correctivos de causas de problemas

Los planes de mejora

Las evidencia de los comportamientos positivos

El sistema de alerta a los cambios de las condiciones iniciales e introducción de modificaciones consecuentes, garantizando la integridad del plan.

Recuerda que luego de haber definido la estrategias es importante la revision y diseño organizacional. Este punto lo desarrollo en otro árticulo. De la Estrategia al Diseño Organizacional.

La estrategia define al sistema, el sistema determina la estructura. Los valores y creencias habilitan los procesos y la función determina la forma.




Realmente espero que esta información te sea de utilidad, puedes escribirme para más detalles si lo requieres.

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